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メール研究室

PDCAを回せない10の理由とその対策

2012年3月16日更新
トライコーン株式会社 竹内宏明

DCAサイクルは、「Eメールマーケティング」現場において欠かせませんが、実際、現場でPDCAをうまく回している!という企業様は少ないようです。

今回は「PDCAを回せない理由と対策」を10に絞って紹介します。

思い当たる節がある企業様は、ここにあるポイントを参考に、PDCAを回せるEメールマーケティング現場を作ってもらえたら幸いです。

■サイクル全体編

PDCAを回せない10の理由とその対策 ポイント1

PDCA意識を高める

PDCAなんて意味がないよ。」この声の主が、現場に多いほど、サイクルを回すことはできません。

たしかに、PDCAサイクルは、作業が面倒で、意味がなさそうな活動に見えます。しかし、このサイクルを回さない限りは、多くの目標追求活動は、単発的な思いつき作業で終わってしまいます。

結果としては、

・「今回は目標が達成できなかった。目標を変えましょう。」
・「今回は、なんとなく目標達成しているから、いいかな。」

となります。

これでは、いつまで経っても、目標追求活動のレベルを上げられません。

あえてPDCAを回さない活動を行ったり、ひたすらPDCAの大切さを語ったりして、PDCAが必要だということを分かってもらいましょう。

多くの人は、潜在的にはPDCAサイクルの必要性を感じているので、一度、必要性が伝われば、PDCAの意識が高まるはずです。

PDCAを回せない10の理由とその対策 ポイント2

PDCAの経験をする

社会人の方であれば、幼少時代から、多くのPDCAサイクルを回していることと思います。そういった場合のPDCAサイクルは、個人の頭の中で自然に行われていることが多く、仕事現場のそれとは、若干違います。

仕事現場のPDCAサイクルは、複数メンバー間の業務であったり、時間の制約があったりと、より複雑です。

そんな複雑なPDCAに慣れるために、EメールマーケティングのPDCAに限らず、いろんな仕事でPDCAサイクルを回してみて、組織的社会におけるPDCAの経験値を高めてみることをお薦めします。

これはEメールマーケティングのPDCAサイクルの体制をつくるためには、遠回りに見えますが、実は、近道だったりします。

PDCAを回せない10の理由とその対策 ポイント3

PDCAのやり方が分からない

そもそもPDCA業務について、全く分からない方は、以下の流れで、活動をしてみてください。

■メールマーケティングのP段階編

PDCAを回せない10の理由とその対策 ポイント4

P段階では十分に討議する

メールマーケティング現場でのPDCAのP段階、つまり企画段階でよく問題になっているのは、その企画(計画や目標)が、十分に 討議されていないケースです。

例えば目標は、

・上から落とされてきた「売上20%増!」とか
・通常3カ月かかりそうな業務計画が、1カ月になっていたり。etc。

しっかりと討議されていない計画や目標は、関係メンバーの中に、不平不満や疑心が生まれてしまうので、前に進みにくいものです。

P段階では、しっかりと討議をして、皆が同じ方向に向くことを、意識して活動をしてみてください。

PDCAを回せない10の理由とその対策 ポイント5

討議内容は書面にしておく

折角、十分に討議された内容も、書面に落とされていないと、風化してしまいます。人の噂も75日。3カ月くらい経てば、十分討議した内容も、多くは忘れ去られてしまいます。 風化するだけでなく、C段階の作業に支障をきたす場合もあります。

そんなことにならないために、まずは、しっかりと書面化しましょう。ちなみに、書面化すればいいというわけではなく、それらの文書は、しっかりと体系的に管理しておいてください。

P段階の活動レベルも、経験を積むことで、レベル感が変わってきます。そんな変化も感じてみましょう。

PDCAを回せない10の理由とその対策 ポイント6

目標は、言語ではなく数値にする

企画段階で、最も起こしやすいミスは、数値目標がないことです。数値目標がないことは、C段階で、○か×かが判明しません。

○×が判明しないと、A段階で、改善企画が出てきません。ということで、C段階、A段階を効果的なものにするために、P段階で目標は数値に落としましょう。
例えば、目標に以下のように掲げたとします。

・メールマーケティングの運営体制を整備しましょう。
・お客様の満足度を上げる情報の発信をしましょう。

これは、C段階の時に、全部○、もしくは△になります。そうなると、

・「やったことの何が良くて、何が悪いのか?」
・「次回はどうすればいいのか?」

といったA段階の討議は全くできなくなります。
数値に落とすのは意外と難しく、そして数値に追われるのは怖いですが、P段階の目標は、必ず数値に落としましょう。

■メールマーケティングのD段階編

PDCAを回せない10の理由とその対策 ポイント7

実作業担当者とはP段階の内容を共有する

メールマーケティングにおいて、D段階(実行段階)とは、文章を作ったり、集客したり、実際の配信作業を行ったりすることです。

これらは、企画通りに実行すればいいのですが、企画の中に、「集客、文章、配信」作業における記述がなかったり、記述があったとしても、実作業担当者との共有体制が弱かったりすると、実作業担当者は、P段階の意図とは異なる活動を行います。

例えば、効果測定を取ることを忘れてしまったり、数値目標よりも、自分がやりたいデザインを重視したり、デザインについての検証活動を怠ったり。そんな風になってから反省するのは遅いので、P段階の内容は、関係者全員でしっかりと共有をして、同じゴールを向いて活動をしていきましょう。

■メールマーケティングのC段階編

PDCAを回せない10の理由とその対策 ポイント8

効果測定するポイントをP段階で決めておく

効果測定というのは、ツールがあれば、比較的楽に実現できます。この段階では、「沢山の効果を取り過ぎて、何を見ていいのか迷い、見るべき効果を見失う。」という問題がよく発生しています。

確かに、効果ポイントは沢山あったほうが、よさそうな気がしますが、上述の迷いが発生するだけでなく、それなりの業務量も発生することから、あまり好ましくありません。

むしろ、ポイントを絞って効果測定を行い、効果測定した結果、問題がありそうなポイントを、再度落としこんで調査をする、といった流れの方が、業務効率や共有レベルを考えると、現実的です。 効果測定段階では、量より質を意識してみましょう。

■メールマーケティングのA段階編

PDCAを回せない10の理由とその対策 ポイント9

定期的に見直しをする機会をつくる

現場というのは、実業務は一生懸命やってくれる傾向にあります。ところが、効果を測定して、次どうするか?の改善企画については、あまり一生懸命にやってくれない傾向にあります。

「改善企画は上がやることだろ。」と思っている人をよく見かけます。それも正論ではありますが、改善ポイントは現場が一番見えるはずなので、現場から出てきたほうが、より効果的な改善企画ができるはずです。

そんな流れを作るためにも、現場に定期的に見直すための時間を設けてもらってください。Eメールマーケティングの現場に、定期的に効果を見直すための、見直しミーティング時間を設けましょう。

PDCAを回せない10の理由とその対策 ポイント10

改善をするための企画力を高める

見直しミーティングを開催したとしても、改善企画がでてこないことには、話になりません。

改善企画がでてこないのは、Eメールマーケティングの効果について、出席者の意識や真剣さが足りないからだと考えます。真剣さが足りない理由は、効果や全体を考えるのは自分の業務ではない、そんな風に感じている人が多いためではないでしょうか。

メールマーケティングに関わる人たちは、どの業務範囲を担当していても、集客施策・文章施策・効果・全体運営に意識を持つ必要があります。 これが改善会議を活性化させていきます。そんな意識になるように、どんどん働きかけていきましょう。

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