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メール研究室

ビジネスメールの基本、10のポイント

2012年2月3日更新
トライコーン株式会社 竹内宏明

メールをビジネス現場で利用する場合、友達や家族とメールで
やりとりするのとは違ったルールがあります。
原則は、「相手を嫌な気にさせない」メールを送ること。
これは、友達家族メールでもビジネスメールでも同様ですが、
特にビジネスに限れば、どこに気をつければいいのでしょうか?

今回はビジネスメールの基本のポイントを10個に絞り紹介します。
明日からのビジネスメールの参考にしてみてください!

ビジネスメールの基本 ポイント1

「とりあえず返信」を心がけましょう!

すぐに回答が難しいメールを、そのままにしていませんか??
こんなとき送信した人は、メール読まれたかな?と心配になります。軽く返信するだけでも、送信した人を安心させることができますので、 「メールいただきました。明日午前中に回答します。」などの”とりあえず返信”をするように心がけましょう。

ビジネスメールの基本 ポイント2

BCCには注意しましょう!

メールの宛先には、TOというメインの送信先、CCというサブの送信先、BCCという「他の送信先の人には内緒で宛先に加える送信先」の3つがあります。ちなみにBCCとはブラインドカーボンコピーの略です。
このBCC、使い方は気をつけないと、情報漏えいが発生してビジネス上悪い影響が発生することがあります。

「BCCの相手からメールを返信されても大丈夫か?」

などは予め気をつけておきましょう。そもそも皆に内緒で、BCCの人にメールを送るっていうのも不思議な感じがしますが。

ビジネスメールの基本 ポイント3

添付メールには注意しましょう!

メールは色々なファイルが添付できるので、とても便利です。
しかし、重たいデータを送ると、TOの相手にとって迷惑だったり、 届かなかったりするケースもあります。また、TO、CCの宛先が メーリングリストだったりすると、大量のデータ容量となり 相手サーバを止めてしまう危険もあります。 更には添付ファイルにはウィルス感染の危険性があり、 情報漏えいなど多くの人を巻き込んだ事件になることもあります。
添付メールの扱いは気をつけて、極力避ける方向で考えましょう。

ビジネスメールの基本 ポイント4

ポイントを得た件名を作りましょう!

受信者が最初に目にするのは件名です。件名で重要度や緊急度を感じてもらい、しっかり読んでもらえるメールを作りましょう。
例えば、「ウェブページのデザインをお願いする」場合、

  ■ウェブデザインのお願いをさせてください
  ■【重要】デザイン制作依頼の件
  ■いつもおせわになっております
  ■1月23日までにウェブページを作ってください
  ■コルタ社の竹内です
  ■Could you design a web page?
  ■無題

どの件名がよいでしょうか?
個人の感じ方の違いもありますが、原則としては「英語は読みにくい」「【重要】などは使いすぎ注意」「名前は差出人にある」「無題は論外」などがありますね。 読みやすい件名を探求するため、自分が受信するメールをチェックし、読みやすく重要度、緊急度を感じる件名を見つけてみてください。

ビジネスメールの基本 ポイント5

相手の名前、挨拶、自分の名前を書きましょう!

メールを送るときには、相手の名前、挨拶、自分の名前を しっかりと記述しましょう。 記述していれば、仮にメールアドレスを間違えて、 別の人にメールを送ったとしても、間違いに気づいてもらえます。 また、受信者が自分に関係するメールには色をつけ、 すぐに読めたり回答できたりしていることもあります。 さらには、メール受信者側で自分の名前がないと、 回答していいのかどうか迷うこともあります。

ビジネスメールの基本 ポイント6

メール1行35文字未満を心がけましょう!

たまに、メールの横文字が延々と続くメールを受信しますが、 これは、メールソフトを横スクロールしないといけないので、 読みにくく感じます。 また、受信側の環境によっては、40行で勝手に改行する場合があり、 勝手に改行されたてしまった文章も、少し読みにくく感じます。 特にURLを書くときに、横文字が長くなりすぎる傾向にあります。 読みにくい文章にならないために、予め横文字35文字未満の部分で、 改行することを心がけてメールを作ってみましょう。

ビジネスメールの基本 ポイント7

機種依存文字に注意しましょう!

メールには一般的に使ってはいけない文字があります。 これら文字を使うと、文字化けを起こす場合があります。例えば、

○1、○2、イタリア数字1、イタリア数字2、または郵便番号マーク、電話番号マーク。あとは旧漢字(はしごだか)や半角のカタカナなどがそうです。
機種依存文字

これらの文字を機種依存文字と呼んでいます。 最近の多くのメールソフトは、機種依存文字を使っても文字化けを 起こさないよう改良されています。 ですが、機種依存文字の利用はできれば避けてみましょう。 >その他の機種依存文字はこちら

ビジネスメールの基本 ポイント8

シグネチャー(メール署名)を使いましょう!

メールを受信してくれた方が、貴方に電話をしたい時、 季節のあいさつ状を送りたい時、貴方に表敬訪問をしたい時、 シグネチャーがあれば、相手の方にとっては、とても助かります。 貴方にとっても、シグネチャーを使えば、最近取り組んでいる SNSのURLや、変更した電話番号、住所などをお知らせできます。 最近は、綺麗にデザインされたシグネチャーもよく見かけます。 自分らしいシグネチャーを作って、使ってみましょう。
> Colta オリジナルシグネチャーはこちら

ビジネスメールの基本 ポイント9

誤字・脱字・文字ユレ・表記ミスに注意しましょう!

読む側が意外と気になるのは、誤字や脱字、文字ユレ、表記ミスです。

誤字:変換ミスが原因で起こりがちです。
脱字:急いで書いたメールにありがちです。
ユレ:意識しないと、よく発生します。
表記ミス:金額のミス、日付と曜日のミスはよく発生します。

こういったことで貴方の印象が変わることや、特に表記ミスは ビジネスに大きな影響を与える可能性もあります。 メールを作った後は、もう一度メールを読み直してみましょう。

ビジネスメールの基本 ポイント10

メールを送ったから仕事が終わり・・と考えないように!

メールに対する重要度の捉え方は、人によって違います。 メールは必ず閲覧する情報!と感じる人がいますし、未だに メールの情報は信用しない!重要視しない!という人もいます。 ですので、「私はメールを送りました!全部読まれてます。」と 信じ切ってしまうと、相手が読んでいなかった場合に、ビジネス上、 思わぬミスを引き起こすことがあります。 またメールはアドレス間違いで届いていなかったり、サーバの状態が 悪いおかげで届かないといったケースもあります。 メールを送っても、相手から返信がなければ、別の方法で確認するなど、 仕事上のミスを発生させないように気をつけてください。


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