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メールのマナー【メールの仕様について】

メールやメーラーには定められた仕様があります。それはosによって変わりこともありますし、使っている環境によって変わることもあります。相手の状況に関わらず、最大公約数的なメールを心がけましょう。

使える記号

メールを送る場合には、使える記号と使えない記号があります。
当サイトコンテンツ「機種依存文字とは?」にも載せましたが、使っているコンピュータの種類に依存する "機種依存文字" と呼ばれる文字があります。代表的なものとしては、丸文字があります。win上では正しく表示されてもmac上では正しく表示されません。

添付ファイルの容量

添付ファイルを使うと、画像や資料などを簡単に送ることができます。しかし、あまりに容量の大きいファイルを添付ファイルとして送ると、送信する側にも受信する側にも、時間がかかってしまいます。そのため、添付ファイルを使う場合は、最高でも 1 MB 以内に容量を押さえて送るようにお勧めします。

実際、企業などの場合、2MB以上のメールは受け取らない。というような設定になっていることも少なからずあります。添付ファイルが届かないどころか、送ったはずの文章すら届かないという事態にもなりかねません。

どうしても容量の大きい添付ファイルを送る必要がある場合には、ファイルを圧縮してから送るなどの工夫をするようにしましょう。ある程度は負担も軽減されます。

テキスト形式とリッチテキスト形式 (HTML)

メールの形式には2種類の形式があります。平たく言うと、文字情報だけを簡潔に送る「テキスト形式」と、画像を貼り付けたり色をつけたりすることもできる「リッチテキスト形式」です。
一般的にビジネスでメールを送る場合には、「テキスト形式」でメールを作成します。 プライベートの場合は、「テキスト形式」と「リッチ テキスト形式 (HTML)」のどちらの形式で送った方がよいという決まりはありません。「リッチ テキスト形式 (HTML)」でメールを送る場合には、相手の使っているメールソフトによっては「リッチ テキスト形式 (HTML)」のメールが正しく表示されない場合があることを覚えておきましょう。



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