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メールのマナー【メールの書き方】

電話や手紙にも伝え方のマナーがあるようにメールにもマナーがあります。

宛先(address)

送り先のメールアドレスを書きます。少しでも間違えると届かないどころか違う人に届いてしまった。なんてこともありますので注意が必要です。

例えば、本当は「f-sato@」のはずなのに「sato@」としてしまい、重要な書類を他の人に見られてしまった。なんてことも有り得ます。

「TO」
メ−ルを送る相手のアドレスを入力します。「宛名」に送りたい相手のメ−ルアドレスを複数名入力すれば、同じメ−ルを複数名に送ることが可能です。
「CC」
「to」に入力した人以外の人にも知らせたい、報告したい場合、メールを送った相手と区別するために、「CC」を使います。
ビジネスの場合、例えば上司のアドレスを追加したり、関係者のメーリングリストを追加したりします。
「BCC」
「CC」と同様に「TO」以外の人に送る場合です。「CC」と違う点は、受信者にメールアドレスが表示されない点です。
取引先へのメールを上司に念のため見せておきたいときなどに使うこともあります。

件名(Subject)

ひと目見て何の要件なのかが解る件名(サブジェクト)がベターです。相手が複数人いる場合、その中の特定の人の名前を入れるなども良いですね。

例)【お見積書送付依頼】

宛名(direction)

まず、1行目に宛先を書きます。

例)株式会社○○商事 こるた太郎様

相手が企業に属している場合は、 会社名と部署名を書いてからお名前を書きます。
会社名は(株)(有)などのように略さず、 正式名称を表記しましょう。また、前株か後株かはよく確認する必要があります。
お名前もフルネームのほうが丁寧な印象を与えます。

挨拶文(greeting)

次に、冒頭の挨拶文ですが、ビジネスで最も一般的な挨拶は
「お世話になっております」
です。

他には状況によって、
「先日はありがとうございました」
「早速のご連絡ありがとうございます」
「先ほどはお電話にて失礼いたしました」

などがありますね。

本文(text)

まず最初に要件を書きましょう。結論を冒頭に書けば簡潔に趣旨を伝えることができます。

「会議の結果についてご報告いたします」
「先日のお礼を申し上げたく、メールを送らせていただきました」
「○○の件についてお詫び申し上げたく、ご連絡いたしました」


などなどです。本文に関しては、わかりやすく書くことが重要です。

署名(signature)

メールの最後には所属・名前・電話番号などの入った署名(シグネチャー)を入れると誰が出したメールなのかはっきりしますね。あまり長くなり過ぎると、相手の環境によってはスパムとして処理されることもあるので注意です。

当サイトコンテンツ「メールの署名」にもあるようなオリジナリティのある署名などを使うとよりポイントが高いですね。
また自社製品の1行広告のような宣伝文を入れるのも良いです。



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